Aide aux organisateurs

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Avec votre adresse et votre mot de passe. Première connexion ou mot de passe oublié : un code part par e-mail, puis vous choisissez votre mot de passe.

Espace organisateur

Ouvrez le lien du courriel, cliquez « Recevoir mon code », puis « Rejoindre l'équipe ».

Ces trois informations ne se modifient pas depuis l'espace : écrivez à contact@racecare.app.

Dans « Parcours et tarifs », cliquez « Ajouter une course » : son nom (son format au triathlon), le tarif du dossard, le nombre de dossards.

Au-delà de quatre courses, écrivez-nous. Une course ne se supprime pas.

Tapez modifier dans « Que voulez-vous faire ? », à l'accueil de votre épreuve : le pas à pas vous guide.

Le prix de base ne se change pas : écrivez-nous.

Tapez tarif dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide. Un tarif peut viser une tranche d'âge, les licenciés ou les non-licenciés.

Tapez tracé dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide jusqu'au dépôt du fichier GPX.

Dans « Parcours et tarifs », bloc « Point de départ » : collez le lien de la carte, puis « Enregistrer le point de départ ». Pour les administrateurs avec « Réglages du compte ».

Pas depuis l'espace : écrivez-nous, Race Care la crée avec ses années de naissance.

Modifiez la course : « Nombre de places » ne descend pas sous les dossards déjà pris. À zéro, possible seulement sans inscrit, elle est fermée.

Avec des inscrits, réglez-le sur leur nombre : la course est complète, la liste d'attente s'ouvre, et les inscrits restent inscrits.

Rien sur votre prix : le coureur paie en plus 1,55 € et 2,2 % de son inscription en frais de service.

Pas d'abonnement, rien à avancer. Une course gratuite ne coûte rien.

Dans « Réglages du compte », un administrateur qui a le droit du même nom clique « Configurer mon compte Stripe » et suit la vérification.

L'état passe à « Actif » quand Stripe a validé.

Votre part est versée sur votre compte Stripe à chaque inscription. Stripe la vire ensuite vers votre banque, selon son calendrier.

Un libellé qui se termine par RACE CARE. Il paie par carte, sur une page de paiement Stripe.

Le montant payé s'affiche sur chaque inscription et dans l'export. Le total n'est pas encore dans l'espace : votre tableau de bord Stripe le donne.

Tant que votre compte Stripe n'est pas vérifié, aucune inscription adulte ne s'ouvre, même gratuite. Les courses enfants restent ouvertes.

Race Care peut aussi garder des courses adultes fermées, compte vérifié ou non ; une course adulte que vous ajoutez naît alors fermée. Écrivez-nous pour les ouvrir.

Un administrateur avec le droit « Réglages du compte » tape publier dans « Que voulez-vous faire ? ». Les inscriptions adultes attendent Stripe vérifié, et une course gardée par Race Care son ouverture.

« Remettre en brouillon » la retire du public.

Dans « Page publique », bloc « Textes de la page », puis « Enregistrer ». La photo est fournie par Race Care.

Remplissez « Dernier jour d'inscription en ligne », puis « Enregistrer la date ». Vide, les inscriptions restent ouvertes tant qu'il reste des places.

Pour les administrateurs avec « Réglages du compte ».

Dans « Effectifs », onglet « Codes », cliquez « Ajouter un code » : gratuit, pourcentage ou montant, avec un nombre d'usages. « Désactiver » le retire.

Dans « Effectifs », onglet « Pièces demandées » : pour chaque pièce, qui la fournit, et « Obligatoire » ou « Facultatif ». Liste vide : « Demander les pièces habituelles ».

Oui, si vous cochez « Le coureur peut fournir son justificatif après l'inscription » sur la course.

En course à pied, il reçoit un lien pour déposer sa pièce, puis des relances 14 et 3 jours avant. Au triathlon, il atteste au retrait du dossard.

Elle s'ouvre seule quand une course est complète. Une place libérée est offerte au premier de la file, qui a 24 heures pour payer.

Oui : Race Care l'intègre à votre site. Écrivez-nous pour la mettre en place.

Dans « Effectifs », tapez dans « Rechercher un nom », puis « Voir la fiche ».

Tapez modifier dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide.

Tapez rembourser dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide.

Le prix payé en ligne pour le dossard et ses options est rendu au coureur, sans les frais de service, avec un courriel. Des frais seuls ne se remboursent pas. Une inscription sans prix ni frais payés s'annule.

Tapez changer de course dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide.

Vers une course moins chère, la différence est remboursée ; plus chère, pas encore. Son dossard est retiré, et un courriel part à l'adresse de l'inscription, s'il y en a une, avec la nouvelle course et le remboursement éventuel.

Sur sa fiche, « Annuler l'inscription », puis « Confirmer l'annulation » : gratuite, importée, saisie par l'organisation, ou d'un enfant. Le coureur n'est pas prévenu.

Avec un prix payé en ligne, elle passe par « Rembourser l'inscription », qui le prévient. Une inscription d'adulte faite en ligne ne se rétablit pas.

Sur la fiche de l'enfant, « Retirer l'autorisation » sous l'autorisation photo concernée, puis « Confirmer le retrait » : la date du retrait est gardée.

Une autorisation obligatoire ne se retire pas : annulez l'inscription.

Le bandeau en haut de la Vue d'ensemble ouvre les dossiers un par un : « La pièce est bonne », « Elle ne va pas » ou « Décider plus tard ». Un refus envoie un courriel au coureur.

Ou depuis la fiche d'un coureur, dans la Vue d'ensemble : son dossier est à côté, avec les mêmes boutons.

« Exporter CSV », au-dessus de la liste dans la Vue d'ensemble : une ligne par inscription faite en ligne, payée ou gratuite.

Les inscriptions importées ou saisies par l'organisation et celles des enfants n'y sont pas. Réservé aux administrateurs.

Les membres de votre équipe, selon leur rôle ; les enfants, les administrateurs seulement. Vous êtes responsable de ces données, Race Care les héberge pour vous.

Non : une inscription faite chez Klikego, Njuko ou ailleurs n'apparaît pas, sauf si Race Care l'importe pour vous.

Une course dont les inscriptions sont prises ailleurs ne propose pas de bouton d'inscription sur Race Care.

Le coureur écrit depuis le lien de son courriel de confirmation. Une question sur « La course » arrive par e-mail à vos administrateurs : répondez au courriel, la réponse part au coureur.

Une question sur « Mon inscription » arrive à Race Care.

Dans « Effectifs », onglet « Dossards » : premier et dernier numéro, ordre, puis « Voir l'aperçu » et « Attribuer ». Les numéros déjà pris sont sautés.

Collez trois colonnes, dossard, nom, prénom, puis « Réimporter les numéros ».

Dans « Effectifs », onglet « Dossards », bloc « Listes imprimables » : « Par ordre alphabétique » ou « Par numéro de dossard », puis « Imprimer ». Chaque liste a une colonne « Émargement ».

Écrivez-nous : Race Care relie votre fichier RACE RESULT et y envoie vos inscrits qui ont un dossard.

Tapez écrire dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide.

Une fois une tâche choisie, deux modèles sont prêts : « Modèle convocation » et « Modèle rappel J-1 ». Seuls les bénévoles confirmés reçoivent le message.

Dans « Campagnes », choisissez une édition précédente tenue sur Race Care, puis « Relire avant d'envoyer » et envoyez ; votre épreuve doit être publiée.

Les coureurs déjà réinscrits et les désabonnés sont retirés. Un e-mail envoyé ne se rappelle pas.

Pas encore depuis l'espace : les campagnes visent les éditions précédentes.

Dans « L'appel », copiez l'adresse de votre page de recrutement et ajoutez vos questions au formulaire. Chaque candidature vous arrive par e-mail.

Tapez valider dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide. Le candidat reçoit un courriel, retenu ou non.

Tapez bénévole dans « Que voulez-vous faire ? » : ajouter, modifier, supprimer, chaque geste a son pas à pas. Pour un tableur, tapez importer.

Tapez tâche ou affecter dans « Que voulez-vous faire ? » : le pas à pas vous guide. Pour poser un poste sur la carte, tapez carte.

Valider ou refuser une candidature prévient la personne aussitôt.

Ce que vous remplissez dans « Espace bénévole » : votre mot, les consignes, les documents, le PC course, le numéro de secours, la restauration, les parkings.

S'il se désiste depuis son espace, un courriel prévient les membres « Administrateur » et « Bénévoles ». Sa place est libérée.

Sans autre poste, il va dans « Désistements » si son inscription portait sur cette tâche, sinon dans « Non affectés ».

Dans « Désistements » : « Le réinscrire » sur sa fiche, puis replacez-le.

Les questions en ligne ne sont pas encore ouvertes : ils vous contactent directement, par téléphone ou en répondant à vos courriels.

« Émargement », dans le menu : cherchez le nom, puis « PRÉSENT ». Ça marche hors connexion ; seul un administrateur pointe.

« Contrôle » montre qui est arrivé et qui manque, journée par journée.

Quand Race Care a publié votre dossier speaker, ouvrez Speaker, onglet « Préparer » : saisissez son adresse, puis « Envoyer l'accès ».

Avant, invitez-le dans « Réglages du compte », « Inviter un membre », rôle « Speaker (écran du micro seulement) » : son entrée apparaît déjà, le dossier y arrivera à la publication.

Dans « Parcours et tarifs », « Nouvelle édition », la date, « Ajouter l'édition » : une copie en brouillon, courses comprises, avec prix de base, places et tracés.

Ne suivent pas : noms des courses, horaires, tarifs réduits, options payantes, textes, bénévoles. Pour les administrateurs avec « Réglages du compte ».

Race Care les publie depuis votre chronométrage. Écrivez-nous pour caler le moment.

Dans « Réglages du compte », « Inviter un membre » : son adresse et son rôle. Il reçoit un courriel pour rejoindre l'équipe.

Administrateur : tout. Bénévoles : le module bénévoles. Placement : affecte sans écrire aux bénévoles. Lecture seule, pour une démonstration : voit sans modifier, sans ouvrir la fiche d'un inscrit ni les coordonnées des bénévoles. Speaker : son écran.

Sur sa ligne, « Retirer », puis confirmez. Le dernier administrateur ne peut pas être retiré.

Écrivez à contact@racecare.app.

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